一年花120萬打單? 這些故事你可能也熟

那天,我去拜訪一家做建材批發的公司。才剛坐下,主管苦笑說：「我們的內勤現在不叫業務助理,叫打單機器人。」

她邊說邊從桌上拿出幾張訂單副本,上面密密麻麻的圈改：「這個錯字、這個數量、這個客戶代號又寫錯了,今天上午就三張錯單要重跑。」

她講得輕鬆,但那種疲倦不是開玩笑。

一張訂單要花多少人力成本?

我們試著算算：

在B2B行業裡,一張訂單,從電話或Line接單開始,到輸入ERP系統、列印、核對、寄送、再回報庫存,大約需要10分鐘。這還不包含後面可能出錯後的修正。

如果一天處理150張訂單,就等於要花掉：

• 10分鐘 × 100張 = 1500分鐘, 約 25小時

• 假設每小時人事成本是200元,那就是 每天5,000元

• 一個月22個工作天,就是 $110,000，一年就要 150萬 上下了，還不含請人的勞健保等~

就算訂單量沒這麼高,攤下來每年在「人工打單」這件事上,花掉上百萬並不是少見的事。

錯單,不只是數學題

另一個例子,是我朋友在做食品原料供應。他有個業務,每天花一半時間在接電話：「上次我訂那個是不是5桶?你幫我看一下?還是3桶?」

有一次,有個客戶說要20桶白芝麻,他們內勤打成了「20包」白芝麻粉。

「那個貨一出去,直接被退回來,還被念：『你們到底懂不懂我訂什麼?』」

這一來一回損失了幾桶芝麻的運費不說,還多了一堆倉儲壓力,最慘的是,對方從那次之後開始比價,後來也沒再下過大單。

這樣的情況應該不少人遇過吧。根據報告,B2B的人工錯誤率大約是1~4%。

• 每月處理1萬張訂單,就可能有最多400張是錯的

• 每筆錯單平均損失1500元（人事、退換、物流）

• 每個月損耗可能就超過 60萬

當然不是每間公司都到這個規模,但錯單本身其實就是一種日常營運的漏水點,尤其在客戶期望快速準確的現在。

有些公司做了調整,結果蠻有意思的

像我之前認識一家電子配件通路商,他們還是用電話跟Line接單。

內勤一天八個小時都不太夠用,下午常常要加班。後來他們花了三個月時間,把固定客戶導到一個簡單的線上下單頁面——不是什麼厲害的系統,就一個網頁。

半年後,他跟我說了一句話：

「以前每天都接電話的那些客戶,現在都自己下完單了,沒什麼聲音,但出貨都很順。」

他沒有裁員,但團隊的時間用法變了,錯單也變少了。

像日本那邊,Bカート這種B2B平台,2025年就已經有2000多家公司在用,甚至有客戶反映說下單流程變順之後,生意也變多了。

這些故事不是特例

我們很多人在經營企業的時候都會碰到一樣的問題：事情做完了,但好像很耗人。

如果訂單本身沒有那麼複雜,卻總要花大量人力處理、修正、確認,那也許就值得想一想,有沒有可能用其他方式省點力氣,讓大家把時間花在更值得的地方。

這篇沒有標準答案,也不是要說系統最好,只是想把這些故事放上來,給你一些對照與思考。

有些人調整了流程,發現好像鬆了一點；也有些人還在觀望。

但不管怎麼選,這些人事時間的成本,是每天在發生的。

我們都在跑生意,也都在找空隙。

有時候,少一點錯誤、少一點重工,就是利潤。