案例故事｜新人打單三個月，錯單率從 20% 降到 8%

餐廳陸續打烊後，這家蔬菜批發商的辦公室才真正忙起來。

客戶白天忙著備料、出餐，通常要等到晚上盤完庫存，才知道隔天缺什麼。電話、LINE 和其他訊息一張張進來，內勤再把品項與數量逐筆打進原本的 ERP。

接班的兄妹很清楚這份工作有多累。晚班本來就難找，新人來了，也不是坐到電腦前就能立刻接手。

他們內部留下的紀錄很直接：新人剛開始打單時，錯單率大約 20%；一個月後降到約 12%；做滿三個月、逐漸熟悉流程後，才來到約 8%。

新人不是不認真，工作本身就需要時間熟練

單看「把訂單打進 ERP」，很容易以為這只是文書作業。

但真正坐到那個位置上，面對的是晚間集中湧入、隔天就要出貨的訂單。每一筆都得看清楚、輸入、確認；新人還沒熟悉時，需要有人覆核，也難免會有重打與修正。

一個月後，基本操作比較順了，錯誤跟著下降；再做到兩三個月，才算真正熟悉。

問題是，人員只要異動，這三個月就得再走一次。

新員工重新學，資深員工重新教，主管重新承擔前幾個月比較高的錯單風險。遇到有人請假，接班的老闆還是得自己補上晚班，把白天經營公司的時間一路延長到深夜。

這家批發商後來甚至不太敢再增加客戶。市場還有機會，但每多一張訂單，後面就多一筆需要人工輸入 ERP 的工作。客戶還能再接，打單桌已經先滿了。

他們沒有先換掉 ERP

這套舊 ERP 用了很多年，內部早已習慣，也承載著既有帳務與作業。它沒有 API，原本也沒有合適的訂單批次匯入方式；如果一開始就要求全面汰換，專案很可能連第一步都跨不出去。

所以他們先改訂單進來之後的走法。

中小型客戶改由線上入口自行下單；大型客戶原本的下單方式先保留，再由內勤透過 AI 辨識協助建立訂單。不同來源的訂單最後整理成固定格式的 Excel，批次匯入舊 ERP。

原本的核心系統留著，最耗人的「每張訂單重新打一遍」先被拿掉。

真正該比較的，是每次補人要重新付出的成本

這個案例沒有提供改流程後的新錯單率，因此不能把 20%、12%、8% 當成導入前後的成效比較。它呈現的是另一件更容易被忽略的事：只要流程依賴人工逐筆輸入，新人就必須用時間和實際訂單換取熟練。

20% 到 12%，再到 8%，看起來是一條慢慢變好的曲線；對經營者來說，它同時也是每次徵人、交接與請假時，可能重新出現的營運成本。

有些舊系統短期內不能換，也不必假裝所有客戶明天都會改用新方式。但可以先問一個比較小的問題：訂單已經在電話、LINE 或檔案裡出現過一次，為什麼進 ERP 前，還一定要再靠一個人全部重打一遍？

這家蔬菜批發商先處理的，就是這一段。