台灣批發商怎麼減少人工 Key 單？

OrderUp B2B 編輯部
5月31日
讀畢需時 4 分鐘

台灣批發商每天花大量時間人工 key 單？本文整理 5 種有效方法，幫助供應商從電話、LINE、Excel 訂單轉型為自動化線上訂貨，大幅降低人力成本。

焦點關鍵字：批發商減少人工key單

為什麼人工 Key 單是台灣批發商的大問題？

台灣許多批發商、供應商的日常訂單流程長這樣：

早上收到客戶打來的電話訂單，手寫記下來
中午收到一堆 LINE 訊息，逐筆複製到 Excel
下午再把 Excel 的資料，一筆一筆輸入到 ERP 或開單系統

一天下來，光是「把訂單從 A 系統搬到 B 系統」，就花掉 2～4 個小時。

這不只是浪費時間，更容易出現漏單、打錯數量、搞混客戶等問題。隨著客戶數和訂單量成長，這個問題只會越來越嚴重。

人工 Key 單到底卡在哪裡？

在討論解法之前，先釐清問題根源。台灣批發商的 Key 單痛點主要來自三個地方：

訂單來源分散：客戶習慣用不同管道下單：電話、LINE、電子郵件、傳真，甚至現場口頭說。沒有統一入口，業務人員就得手動整合。
沒有自助下單機制：很多批發商沒有讓客戶「自己上系統下單」的工具，所有訂單都得靠業務或後台人員代勞。
系統之間沒有串接：訂單收進來之後，還要再手動輸入 ERP、倉庫系統、或出貨單，每多一個系統就多一次搬資料的工。

5 種方法，有效減少人工 Key 單

方法一：導入 B2B 線上訂貨平台，讓客戶自己下單

這是最根本的解法。讓你的批發客戶（零售商、門市、下游經銷商）直接在線上平台下單，不再需要打電話或傳 LINE。

客戶登入後看到的是專屬於他們的價格與商品（合約價、客製化目錄），下完單系統自動建立訂單記錄，業務人員不需要手動 key 任何一筆。

像 OrderUp B2B 這類台灣本地的 B2B 訂貨系統，就是專門為這個場景設計的。批發商可以快速建立自己的線上訂貨官網，讓客戶 24 小時自助下單，訂單直接進後台，不需要人工轉單。

方法二：整合 LINE 下單，減少訊息手抄

LINE 是台灣最普遍的溝通工具，很多客戶習慣直接在 LINE 上傳訂單內容（例如：「A 商品 10 箱、B 商品 5 箱」）。

問題在於，這些訊息必須人工閱讀、手動輸入系統。

解決方向有兩種：

請客戶改用 LINE 官方帳號內建的下單功能（需要搭配 LIFF 應用）
導入可以從 LINE 訊息自動辨識訂單的 AI 工具，直接從對話內容抓出品項與數量，送進後台系統

目前市場上部分 B2B 平台已開始整合 LINE 下單流程，讓客戶不需要換習慣，系統在背後自動處理資料轉換。

方法三：讓客戶拍照或上傳訂單，AI 自動辨識

很多批發客戶（尤其是傳統零售商）習慣用手寫訂單、門市內部的 Excel 表、或者掃描的採購單來下單。

這些文件最後都得有人一筆筆 key 進系統。

導入 AI 訂單辨識功能可以大幅減少這個工。客戶只需要：

拍照或上傳訂單文件（手寫、Excel、PDF 皆可）
AI 自動辨識品項、數量、規格
業務人員確認後，一鍵建立正式訂單

這種做法不要求客戶改變下單習慣，但大幅降低後台的人力負擔。

方法四：設定標準商品目錄，減少詢價往返

很多批發商之所以需要人工介入，是因為訂單流程中夾雜著大量「詢價、確認、改單」的來回。

客戶不確定現在的報價，打電話問；業務人員查完報價，再通知客戶；客戶確認後，業務再 key 單進系統。

解法是建立清楚的線上商品目錄，搭配每位客戶的合約定價。客戶自己就能看到正確的價格，不需要詢問，下單流程就可以完全自助完成。

方法五：訂單系統串接 ERP，消滅二次輸入

就算訂單已經從線上平台進來，如果最後還要人工把資料複製到 ERP、倉儲或財務系統，Key 單的問題只是往後移了一步。

真正的自動化，是訂單從前端收進來之後，自動拋到後端 ERP，不需要任何人工轉拋。

這需要選擇支援 API 串接的訂貨平台，搭配公司現有的 ERP（常見如鼎新、SAP、自建系統）進行整合。初期有開發成本，但長期下來節省的人力成本遠超過這個投入。

批發商導入線上訂貨系統，實際能省多少？

以一家每天處理 50～100 筆訂單的中型批發商為例：

項目	導入前	導入後
每天 Key 單時間	3～4 小時	0～30 分鐘
漏單、錯單機率	高（人工抄寫）	低（系統自動記錄）
客戶下單時間限制	上班時間	24 小時自助
業務人員可專注的事	被 Key 單佔用	開發客戶、維護關係

怎麼開始？

如果你的批發公司還在靠人工 Key 單，可以從以下步驟評估改善方向：

盤點訂單來源：目前訂單從哪些管道進來？電話、LINE、Email 各佔多少？
估算人工成本：每天花多少時間在 Key 單？乘以薪資，算出實際成本。
評估客戶接受度：主要客戶（佔 80% 營收的那些）願不願意改用線上下單？
選擇適合的工具：從功能、串接彈性、本地支援三個維度評估，優先考慮有台灣在地服務的平台。

想了解 B2B 線上訂貨系統如何幫助台灣批發商減少 Key 單？ 可以參考 OrderUp B2B 的功能介紹，或直接預約 Demo 了解是否符合你們的業務流程。

關鍵字：批發商 key 單、B2B 訂貨系統、台灣批發商自動化、線上訂貨平台、減少人工輸入、供應商訂單管理