進銷存系統是什麼？和訂貨系統差在哪、已經有進銷存還需要什麼

先講結論：進銷存系統管的是公司「內部」的貨和帳，也就是進貨、銷貨、庫存；訂貨系統（B2B 下單系統）管的是「客戶怎麼下單」，客戶自己上網或用 LINE 下單、看到自己的價格，訂單整理好再交給進銷存。兩者不是二選一，大多數批發商是「進銷存＋訂貨系統」一起用：進銷存當後台帳本，訂貨系統當對外的接單窗口。

我們拜訪過很多批發商，最常聽到的一句話是「我們有系統啊」。再問下去，那套系統幾乎都是進銷存或 ERP，而訂單還是從 LINE、電話、手寫單進來，再由內勤一筆一筆打進去。這篇就來把這兩種系統的差別講清楚。

進銷存系統是什麼？

進銷存就是「進貨、銷貨、存貨」三件事的管理系統，是台灣中小企業最常見的內部管理工具，常見的形式有套裝軟體、雲端進銷存，或 ERP 裡的進銷存模組。它主要處理：

• 進：採購單、進貨驗收、供應商應付帳款

• 銷：報價單、銷貨單、出貨單、客戶應收帳款、發票

• 存：庫存數量、倉位、盤點、成本計算

使用的人多半是會計、倉管、採購和內勤。換句話說，進銷存是給公司自己人用的，客戶不會登入你的進銷存。

訂貨系統（B2B 下單系統）是什麼？

訂貨系統是給你的客戶用的下單入口，讓餐廳、門市、沙龍、經銷商不用再打電話或傳 LINE 等人回覆。以 OrderUp B2B 為例，常見功能包括：

• 客戶登入就看到自己的合約價、自己能訂的商品

• 客戶自己下單、查歷史訂單、用常買清單一鍵再訂

• 客戶還是習慣傳 LINE 或拍手寫叫貨單時，AI 把訊息轉成訂單草稿，內勤確認後成立

• 習慣找業務的客戶，業務可以直接在系統裡代客下單

• 訂單整理好之後，交給你現在的進銷存或 ERP

重點不是逼所有客戶改用網站：願意自己下單的客戶自己下，習慣 LINE 的照樣傳 LINE，大客戶還是可以由業務代下，只是重複輸入的那一段交給系統。

一張表看懂：進銷存 vs 訂貨系統

比較項目	進銷存系統	訂貨系統（B2B 下單系統）
主要使用者	會計、倉管、採購、內勤	客戶、業務、接單內勤
解決的問題	貨和帳對不對得起來	訂單怎麼快速、正確地進來
客戶會不會用到	不會	會，客戶自己登入下單
價格怎麼處理	開單時由人選擇或帶入	依客戶自動套用合約價、價格表
訂單從哪裡來	內勤手動輸入銷貨單	客戶自己下單，或 LINE／手寫單由 AI 轉單
沒有它會怎樣	帳亂、庫存不準、月底對不起來	電話和 LINE 接不完、抄錯單、客戶等回覆

已經有進銷存，為什麼還是要人工 Key 單？

因為進銷存的起點是「銷貨單」，而銷貨單要有人打進去。一張訂單在進系統之前，常常已經被看過三、四次：客戶在 LINE 傳一次、業務看一次、業助整理一次，最後再把同樣的內容打進進銷存一次。

我們合作過的一家蔬菜批發商就是典型：餐廳要等打烊、盤完庫存才叫貨，LINE 和電話集中在晚上湧進來，隔天一早就要揀貨裝車。對餐廳來說一天已經結束了，對批發商來說，打單才剛開始。他們用了多年的進銷存本身很穩定，問題出在訂單進去之前的那一段。

打單也不是會打字就好。品名、規格、單位一多，新人很容易選錯。這家批發商自己記錄過新進人員的打單錯誤率：剛開始約 20%，一個月後約 12%，三個月後才降到約 8%。每換一個人，就要重新走一次這條學習曲線。

當我們問老闆「如果之後客戶更多怎麼辦？」，他的回答讓人印象很深：其實已經不太想再增加客戶了，現在忙到連一天假都很難休。進銷存把帳管得很好，但它不會幫你「接單」。想了解這段人工成本怎麼算，可以參考Key 單是什麼？批發商人工 Key 單的成本與減少方法。

什麼情況只要進銷存就夠？什麼時候該加訂貨系統？

只用進銷存通常就夠的情況：

• 客戶只有十幾家，每天訂單個位數

• 客戶多半是現場購買或固定時間電話下單

• 每個客戶的價格都差不多

該考慮加上訂貨系統的訊號：

• 每天有幾十張以上的訂單，而且大多從 LINE、電話進來

• 每個客戶的價格、折扣、可訂商品都不一樣，常報錯價

• 一條電話線整天在回答「有沒有貨」「這是什麼規格」「上次多少錢」

• 缺貨沒出的品項另外記在 Excel，業務常回頭問「客戶明明訂這些，怎麼只出這些？」

• 旺季第一個想到的解法是「再找一個人打單」

• 想接更多客戶，但後勤人力已經接不住

進銷存和訂貨系統怎麼串接？

搭配使用時，資料是雙向流動的：商品、客戶、價格、庫存從進銷存同步到訂貨系統，客戶才看得到正確的價格和庫存；訂單則從訂貨系統回到進銷存，變成銷貨單。串接方式依你的系統而定：

• API 串接：進銷存有開放 API，可以即時或定時同步

• 排程同步：沒有 API 的地端系統，透過中介程式定時交換資料

• Excel／CSV 匯入匯出：最簡單、門檻最低，適合先上線再慢慢自動化

前面那家蔬菜批發商用的是舊的地方型系統，沒有 API。我們沒有要他們換系統，而是請原本的系統廠商開出「批次匯入」的入口：中小型客戶自己在 OrderUp 下單，習慣傳訊息的大客戶由內勤搭配 AI 建單，OrderUp 每天輸出符合他們系統格式的 Excel，固定時間匯入。會計和倉管的工作方式完全不用改。

所以重點是：不用換掉現在的進銷存。進銷存繼續管帳，訂貨系統負責把訂單整理乾淨再交過去。更完整的分工說明可以看已有 ERP 為什麼還需要 B2B 下單系統？。

批發商導入後的實際變化

以下是 OrderUp 客戶的真實情況。因為客戶多半不希望公開身分，這裡以匿名方式呈現：

• 一天 100 到 200 張訂單的供應商：平常要 3～4 位業助打單，旺季訂單翻倍時，卡住的竟然是印表機：訂單都接到了，倉庫卻在等紙本揀貨單印出來。導入 OrderUp 之後，出貨從常拖 3～4 天縮短到當天出貨。

• 兩千多項商品的美髮用品批發商：一條電話線每天約 30～40 通，很多只是在問規格和庫存，真正要下單的人反而打不進來。把商品、規格和可訂狀態放上 B2B 官網讓客戶自己查之後，同一條線降到每天約 10 通。有位下游客戶說：「有地方可以自己查反而很開心。」

這些客戶都保留了原本的進銷存，只是在前面加上一個讓客戶自己下單、自己查資料的入口。

常見問題

訂貨系統可以取代進銷存嗎？

不建議。訂貨系統專注在客戶下單、價格和訂單整理，會計帳務、進貨採購、成本計算還是交給進銷存或 ERP 比較適合。兩者分工最清楚。

我的進銷存很舊、沒有 API，還能接嗎？

可以。只要系統有批次匯入功能，就能用固定格式的 Excel／CSV 交換資料；也可以用排程程式定時同步。導入前會先確認你的系統能怎麼接。

導入訂貨系統要換掉現在的進銷存嗎？

不用。原本的進銷存照常使用，訂單整理好再交給它，會計和倉管的工作流程不需要大改。

訂貨系統大概多少錢？

以 OrderUp B2B 為例，月費依每月訂單量分級，公開方案 NT$3,680 起，另有一次性導入服務，詳細可以看方案價格。

已經有進銷存，但訂單還是靠 LINE 和電話一筆一筆打？預約 30 分鐘線上 Demo，我們用你的產業情境示範訂單怎麼從客戶端自動整理好、再交給你的進銷存。

作者：Frank，OrderUp B2B 創辦人。曾任越南 NIKE 鞋廠 IE 工程師、91APP 企業內部系統 PM，負責過 CRM、OMS、ERP 規劃等專案，PMP 認證。