叫貨單範本免費下載：Excel 格式、必備欄位與填寫範例

好用的叫貨單只要做到三件事：商品對得到唯一的品號或完整規格、數量和單位寫清楚、到貨時間和地點不會漏。本文附免費 Excel 叫貨單範本，餐廳、店家可以直接拿來向廠商叫貨，供應商也可以發給客戶使用。

叫貨出錯，很少是因為客戶寫錯字，多半是因為少寫了一個欄位。「雞腿 2」到底是 2 公斤、2 包還是 2 箱？去骨還是帶骨？明天早上到還是下午到？每一個沒寫的地方，都要靠供應商打電話問，或是靠打單的人去猜。

叫貨單、訂貨單、採購單、報價單差在哪？

名稱	誰開給誰	用在什麼時候
叫貨單	店家、餐廳開給供應商	日常補貨，口語說法
訂貨單	買方開給賣方	和叫貨單幾乎相同，用詞較正式
採購單（PO）	公司採購部門開給供應商	有內部核准流程，具契約效力
報價單	賣方開給買方	成交前告訴對方價格與條件

報價單的格式與必填欄位，可以參考〈報價單範本免費下載〉。

叫貨單一定要有的欄位

欄位	為什麼需要	填寫範例
叫貨日期	同一天補叫時才分得清楚	2026/10/21
店名／公司	供應商用來對應客戶與價格	好味小館
聯絡人／電話	有問題時找得到人	王小姐 0912-345-678
送貨地址	多店家或換地址時最常出錯	新北市中和區○○路 1 號
希望到貨時間	影響供應商排車	10/22 上午 10 點前
品號	最能避免拿錯貨	A1023
品名	人看得懂	去骨雞腿排
規格／包裝	重量、容量、入數	200g／片，50 片／箱
單位與數量	「2」到底是 2 箱還是 2 包	箱 × 2
需求說明／備註	大小、熟度、可否替代	要中顆，可替代同等級

下面是照這些欄位做出來的範本預覽：

免費下載：Excel 叫貨單範本

我們把上面的欄位做成一份 Excel 範本，裡面有填寫範例、單位下拉選單和品項數自動計算，第二個工作表是填寫說明。可以直接改成自己的店名或公司名稱使用，不用註冊。

👉 下載叫貨單範本（Excel）

填寫範例：同一個品項，寫法差在哪

容易出錯的寫法	比較好的寫法
雞腿 2	A1023 去骨雞腿排，200g／片，50 片／箱 × 2 箱
高麗菜 一箱	B2210 高麗菜，約 1.5kg／顆 × 12 顆，要中顆
醬油膏 跟上次一樣	C0007 醬油膏 1L × 6 瓶（散瓶）

「跟上次一樣」是最常見、也最危險的寫法：接單的人要去翻上一張單，萬一上次是別人接的，就只能用猜的。

叫貨單怎麼傳？四種方式比較

方式	優點	常見問題
紙本、傳真	不用學，拿筆就能寫	字跡難辨認，要有人重打
LINE 傳文字或照片	最方便，客戶最習慣	訊息被洗掉、追加改單難追蹤
Excel 檔案	欄位整齊，可以存檔	版本多，還是要人工匯進系統
線上下單	直接成為訂單，價格與庫存即時	需要讓客戶願意用

對供應商來說，客戶怎麼傳都可以，關鍵是後面要不要有人再打一次。一份訂單被重打一次，就多一次出錯的機會。

什麼時候該從叫貨單換成線上下單？

如果你是供應商，出現下面幾種情況，就值得考慮讓客戶直接線上下單，或至少讓 LINE 叫貨訊息能轉成訂單：

• 每天有人專門在整理 LINE、傳真和 Excel 的叫貨單

• 客戶常打電話問「價格多少」「還有沒有貨」「我的貨出了沒」

• 同一張叫貨單，要被人打進 Excel，再打進 ERP

• 新人要很久才能不打錯

手寫或 LINE 叫貨單怎麼轉成訂單，可以看〈手寫叫貨單轉訂單〉和〈LINE 叫貨、LINE 訂單怎麼管？〉。

常見問題

叫貨單和訂貨單是一樣的東西嗎？

實務上幾乎一樣。叫貨單是比較口語的說法，常見於餐飲和零售店家；訂貨單用詞較正式。欄位可以共用。

沒有品號怎麼辦？

把品名、規格、包裝和單位寫完整。也可以跟供應商要一份價目表，上面通常有品號。

範本可以改成自己公司的格式嗎？

可以，範本免費使用，欄位、顏色和公司名稱都能自己修改。

供應商可以把範本發給客戶用嗎？

可以。統一格式之後，接單的人比較好核對。等客戶習慣固定欄位，下一步改成線上下單也比較順。

如果你是供應商，想看客戶的叫貨單怎麼直接變成系統訂單、不用再人工重打，可以預約 30 分鐘線上 Demo。